Oí, no recuerdo dónde, que en los años de bonanza (podríamos situarnos en 2000, 2004 ó 2006), una gran inmobiliaria grababa con su logo los mondadientes que se usaban, primero, para pinchar los tentempiés con los que agasajaban a su clientela y, después, para eliminar esos incómodos y antiestéticos restos que solían quedar entre aquellos adulados piños. Al tiempo, desaparecieron la clientela, los tentempiés, la inmobiliaria y, en consecuencia, los carísimos palillos personalizados, que eran sufragados, como no podía ser de otra manera, por aquellos lisonjeados clientes vía generosas comisiones. Todo nos indicaba que habría que adaptarse a nuevos tiempos de ajustes, recortes y sufrimiento generalizados.
Se replantearon estrategias a fin de eliminar gastos superfluos para bajar precios sin menoscabar la calidad del producto. Por ejemplo, Mercadona quitó el satinado de los bricks de leche, se eliminaron las etiquetas para comenzar a imprimir los prospectos directamente en los envases de cosméticos, o se cambió la posición de embalado del pan de molde para reducir los costes de transporte. Y entendimos que las manzanas que se exponen sobre un palé pueden ser más saludables y baratas que las envasadas de seis en seis, con colorido etiquetado y brillo artificial.
La confluencia de esta situación económica con el imparable avance de la tecnología e internet propició la aparición de nuevas formas de negocio y la consolidación de otras surgidas con anterioridad, también basadas en la web, (comercio electrónico, seguros, banca, prensa, etc.), que han cambiado fórmulas centenarias en la adquisición de productos o servicios, y la forma de relacionarnos con las empresas que nos los proveen, sin que la administración de fincas o la gestión inmobiliaria hayan podido escapar a estos cambios.
NUEVOS PUNTOS DE ENCUENTRO COMUNERO/A – ADMINISTRADOR.
El/la comunero/a no quiere ir al despacho de su administrador; tiene otras cosas más importantes que hacer: ir de compras, llevar al parque al hijo o a la nieta, leer, ver la tele, trabajar, salir con las amigas… Y, puesto que los hilos de comunicación con el administrador están abiertos permanentemente a lo largo del día de forma remota (teléfono, email, whatsapp, app…), ¿para qué habilitar un despacho como punto de encuentro comunero-administrador si supone un coste muy elevado que finalmente deberá asumir el primero, y, además, podría comprometer seriamente la continuidad del negocio del segundo? ¿por qué no trasladar ese punto de encuentro al propio edificio administrado en los casos que resulte necesaria la interactuación personal con el/la cliente/a?
Tras cinco años de trabajo, he comprobado que se puede suprimir casi por completo uno de los gastos que mayor peso tiene en el presupuesto de un despacho profesional en general y de un administrador de fincas en particular: el alquiler o amortización de un local más el que conlleva mantener un horario fijo de atención al público.Y a la vez mejorar la atención a la clientela, evitándole desplazamientos y estableciendo un trato más cercano.
DOCUMENTACIÓN DIGITALIZADA Y EN LA NUBE.
La digitalización de la documentación posibilita una considerable mejora de la gestión de recursos porque permite:
- Aumentar la productividad al agilizar el acceso, consulta y archivado de la misma.
- Reducir el gasto de mano de obra de manipulación y archivado, y el del gran volumen de espacio físico que requiere un archivo en papel que no para de crecer.
- Disponer de toda la información de las comunidades en el móvil o el portátil, desde cualquier lugar, a cualquier hora.
De la documentación digitalizada se realizan diariamente copias de seguridad que se almacenan en varios servidores externos (nube) alojados en centros de datos que cumplen la normativa europea de protección de datos y los estándares internacionales en materia de conservación y disponibilidad de los mismos (clasificaciones Tier III y Tier IV), y que cuentan con instalaciones de máxima seguridad con niveles de protección mucho más elevados que los existentes en cualquier oficina.
El 98% de la documentación de nuestras comunidades se encuentra digitalizada, ya que ello también es necesario para habilitar herramientas que favorezcan el flujo de información comunero-administrador.
DESPACHO 24 HORAS.
La tranquilidad que supone para un propietario ser conocedor de la situación real de su comunidad genera una relación de confianza con su administrador que facilita enormemente el desempeño de la profesión. Por ello, para realizar una gestión transparente, nuestros clientes tienen a su disposición el DESPACHO 24 HORAS con el que, desde el ordenador, la tablet o la app del móvil, podrán ver documentos (facturas, contratos, pólizas, informes contables…), consultar las incidencias ocurridas en el edificio y las gestiones realizadas para su resolución, enviar notificaciones al administrador…
EXTERNALIZACIÓN DE SERVICIOS.
Asumir el compromiso de ofrecer información veraz y actualizada requiere dedicación diaria a la mecanización de contabilidad y a la tramitación de incidencias y siniestros, siendo de gran ayuda contar con los programas de gestión adecuados que permiten la automatización de tareas, aunque también, cuando se produce un aumento del volumen de la actividad o existen picos de trabajo, hay que recurrir a servicios profesionales externos y especializados que ofrecen todas las garantías en cuanto a la ejecución de las tareas y al escrupuloso cumplimiento en materia de protección de datos, mejorando la eficacia del servicio final que puedo ofrecer a mi clientela.
QUINCE METROS CÚBICOS Y MEDIO.
Es el volumen de espacio desde el que vengo realizando estos últimos cinco años mi actividad de administrador de fincas, contando con la colaboración imprescindible de los equipos profesionales que me ayudan a resolver las incidencias que surgen en el día a día de la gestión de edificios y realizando mucho trabajo de calle, nos esforzamos en optimizar los recursos para que nuestra clientela cuente con una atención de calidad sin que tenga que pagar por servicios que no necesita ya sea en forma de locales, sillas de trescientos euros o de mondadientes personalizados.
